Unterzeichnung der Gründungsurkunde beim Notar, nicht online, sondern vor Ort (Teil 2 der Unternehmensgründung)

Einführung

In diesem zweiten Artikel - falls du ihn noch nicht gelesen hast, beginne mit dem ersten Artikel - fahre ich fort, dir die Highlights der Gründung von zwei Unternehmen in einer Holdingstruktur in Deutschland zu erläutern. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Unterzeichnung der Gründungsurkunde beim Notar und die Schritte zu ihrer Vorbereitung.

In weiteren Beiträgen werde ich auf die Terminologie rund um die Geschäftsadresse und weitere Highlights eingehen, bis schließlich beide Unternehmen bereit sind.

Hi 👋

Hier ist Kai Mindermann, der CEO von NuInnovate - mit der Vision eine Welt zu schaffen in der Verbesserungen von Bedeutung sind. Ich möchte dir nur schnell sagen: Genieße deinen Tag!

Online-Termin beim Notar

Für ausgewählte Fälle, darunter auch die Gründung einer GmbH, gibt es ein offizielles Online-Verfahren über das Online-Verfahren der Bundesnotarkammer. Es wurde im August 2022 eingeführt und ermöglicht es, alle notwendigen Schritte online durchzuführen, ohne irgendwo hingehen zu müssen, z.B. zum Notar. Das klingt fantastisch. Seit der Einführung ist nun schon einige Zeit vergangen. Ich dachte also, dass die anfänglichen Fehler in der Software und in den Abläufen behoben sind und alles reibungslos funktionieren müsste.

Also machte ich weiter und registrierte mich. Die Registrierung verlief größtenteils reibungslos, wie erwartet, sowohl mit den erforderlichen Ausweisdokumenten als auch mit der App auf dem Mobiltelefon.

Der nächste Schritt, nach der Authentifizierung, war die Auswahl eines bestimmten Notars. Ich hatte nicht erwartet, dass ich mir einen Notar aussuchen musste oder konnte, aber das war in Ordnung. Also habe ich das Formular mit den Ortsangaben ausgefüllt, um einen Notar in der Nähe zu finden, obwohl das für mich keine Rolle spielte - da ich das Verfahren online durchführe -, aber anscheinend ist es für die Zuständigkeit der Notare wichtig. Mir wurde eine Liste von Notaren angezeigt, und ich wählte einen aus, der überzeugend wirkte (nachdem ich deren Website überflogen hatte).

Außerdem habe ich einige grundlegende Informationen über die Holdinggesellschaft in das dafür vorgesehene Formular eingetragen.

Dann habe ich das Formular abgeschickt.

Kommunikation mit dem Notar

Ich habe einige Tage auf eine Antwort des Notars gewartet, aber es ist nichts passiert. Ich sah immer noch die folgende Statusanzeige:

Nachdem ich ein paar Tage gewartet hatte, schrieb ich dem Notar eine separate E-Mail, auf die er noch am selben Tag antwortete, wenn ich mich recht erinnere. In der Antwort hieß es, dass die Online-Plattform technisch noch nicht ganz ausgereift sei und es Probleme geben könne. Sie empfahlen, die Verfahren über einen klassischen Termin abzuwickeln.

Ich hatte genug Vertrauen in die Plattform, also bat ich um eine Erklärung, warum es mit der Online-Plattform nicht funktionieren würde. Ihre - wiederum sehr schnelle - Antwort lautete, dass das Problem in einem bestimmten Teil des Prozesses liegt: Die endgültige Unterzeichnung der Dokumente durch den Notar funktionierte nicht richtig, so dass die Dokumente nicht gültig werden würden.

Um weitere Verzögerungen zu vermeiden, habe ich dem klassischen Termin zugestimmt.

Wenn es jemanden gibt, der das wirklich komplett online gemacht hat, würde mich seine Erfahrung interessieren.

Vorbereitung der Dokumente

Was braucht man, um eine GmbH zu gründen? Du benötigst eine Satzung/Gesellschaftsvertrag und eine Anmeldung zum Handelsregister, die beide notariell beglaubigt werden müssen. Es gibt spezifische Anforderungen an den Gesellschaftsvertrag sowie eine ganze Liste von Informationen, die in der Anmeldung zum Handelsregister enthalten sein müssen. Der Notar hat für all dies Vorlagen, da er diese Verfahren regelmäßig durchführt. Natürlich musst du für dein Unternehmen spezifische Angaben machen.

Da ich das spezielle Musterprotokoll verwenden wollte, musste ich weder eine Beratung in Anspruch nehmen, noch musste der Notar spezielle Verträge oder Gesellschaftsverträge erstellen. Das Musterprotokoll ist eine Vorlage, die der Gesetzgeber als Anhang zum GmbH-Gesetz (Anlage 1 GmbH-Gesetz) bereitgestellt hat. Diese Vorlage enthält Formulierungen für die minimal erforderlichen Informationen zur Gründung einer GmbH. Es dient nicht nur als (sehr einfacher) Gesellschaftsvertrag, sondern auch als Gesellschafterliste und Beschluss über die Bestellung eines Geschäftsführers.

Um genau zu sein, habe ich nur folgende Informationen benötigt:

• Gesellschafter: Vollständiger Name, Geburtstag, Postleitzahl Stadt (Die Straße wird nicht benötigt) / Firmenname im Fall einer juristischen Person
• Geschäftsführer: Vollständiger Name, Geburtstag, Postleitzahl Stadt (Die Straße wird nicht benötigt)
• Firma (Name der Gesellschaft): Firmenname GmbH
• Sitz: Stadt / Gemeinde (keine genaue Adresse nötig)
• Unternehmensgegenstand : ...
• Stammkapital: 25000 / FÜNFUNDZWANZIGTAUSEND
• "sofort in voller Höhe" (bzw. für die operative Gesellschaft habe ich hier "zu 50 Prozent sofort, im Übrigen sobald die Gesellschafterversammlung ihre Einforderung beschließt" ausgewählt)
• Geschäftsadresse: Straße Nummer, Postleitzahl Stadt (das hier wird für die Anmeldung zum Handelsregister benötigt)

Mit diesen Informationen erstellte der Notar das Musterprotokoll und die Anmeldung zum Handelsregister. Diese beiden Entwürfe wurden mir dann über eine sichere Online-Plattform als PDF-Dateien zur Verfügung gestellt. Das war das erste Mal, dass ich sah, wie die Anmeldung zum Handelsregister aussieht.

Parallel dazu bat mich der Notar, ihm die Liste der wirtschaftlich berechtigten Personen des Unternehmens zukommen zu lassen - in diesem Fall ist das ganz einfach, denn das bin nur ich.

Nachdem ich die zur Verfügung gestellten Entwürfe durchgesehen hatte und nur einen kleinen Änderungswunsch hatte, bot man mir sofort einen für mich passenden Termin an.

Pünktlich zum Notar kommen

Ich dachte, ich hätte genug Zeit eingeplant, um pünktlich zum Notar zu kommen. Das hatte ich auch, aber ich entschied mich, nicht der vorgeschlagenen Route meines Navigationssystems zu folgen, weil ich sie für eine seltsame Route hielt. Durch diese Entscheidung geriet ich in einen kleinen Stau.

Das Navigationssystem hatte absichtlich eine andere Route gewählt, eine, auf der kein Stau war. Da ich nur langsam vorankam, sah ich die Minuten verstreichen und mein Zeitpolster immer mehr schrumpfen.

Nachdem ich aus dem Stau heraus war, lag die geschätzte Ankunftszeit nur noch wenige Minuten vor dem Termin, aber ich musste auch noch einen Parkplatz finden. Doch das Ergebnis war weniger dramatisch, ich fand einen guten Parkplatz und war nur wenige Sekunden zu spät beim Notar.

Unterzeichnung der Gründungsurkunde

Ich war schon einmal bei einem anderen Notar, aber nie für mich selbst, sondern nur für den örtlichen Schwimmverein. Außerdem war ich nie allein. Ich war wirklich nervös.

Die Rezeption überprüfte meine Identität anhand meines Personalausweises. Dann musste ich nur noch ein paar Minuten warten, bis der Notar mich aufforderte, ihm in sein Büro zu folgen. Dort setzten wir uns an den Konferenztisch und der Notar erklärte mir routiniert, wie das weitere Vorgehen ist. Er las mir die Gründungsurkunde, die im Wesentlichen aus der Satzung und einigen Formulierungen besteht, laut vor und übergab sie mir zur Unterschrift. Dann machte er das Gleiche mit der Anmeldung zum Handelsregister. Das war's.

Er erwähnte, dass ich unbedingt die offizielle Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister abwarten sollte, bevor ich mit ihr Geschäfte mache. Außerdem sagte er, dass ich am nächsten Tag Scans der unterschriebenen Dokumente erhalten würde.

Scans der unterschriebenen Dokumente erhalten

Am nächsten Tag erhielt ich die Scans der unterzeichneten Dokumente, nun auch mit der Unterschrift des Notars.

Diese Dokumente und die neuen Informationen darauf, z. B. die Urkundennummer und das tatsächliche Datum der Unterschrift, kann ich nun verwenden, um das Bankkonto zu eröffnen und das Aktienkapital auf das neue Geschäftskonto zu überweisen.

Ein paar Tage später erhielt ich auch die notariell beglaubigten Kopien der Dokumente per Post. Diese brauchte ich auch, denn ich musste die notariell beglaubigte Kopie der Gründungsurkunde per Post an die Bank schicken, damit diese das Bankkonto endgültig eröffnen konnte.

Nächste Schritte

Bis jetzt habe ich bereits einige Aspekte behandelt, die ich entdeckt, gelernt und erlebt habe:

• Ich habe mir YouTube-Videos über die Gründung einer Holding in Deutschland angesehen und eine in weniger als 4 Monaten gegründet
• (Dieser Artikel) Den Schritt zum Notar wirklich gehen und die Gründungsurkunde unterzeichnen

In den nächsten Beiträgen werde ich die weiteren Schritte beleuchten, von denen ich einige nicht so schnell in der - für mich - notwendigen Ausführlichkeit verstanden habe:

• Virtuelles Büro und Terminologie für Geschäftssitz und Adressen in den verschiedenen Formularen und Dokumenten
• Muss ich persönlich beim örtlichen Gewerbeamt anwesend sein, um die Gewerbeanmeldung vorzunehmen, obwohl das Formular online verfügbar ist?
• Erstellen einer korrekten Eröffnungsbilanz mit der Buchhaltungssoftware
• Muss die Holding wirklich nach jedem Quartal die Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA) einreichen, obwohl sie nichts anderes tut, als (jahrelang) auf die Gewinne der operativen Gesellschaft zu warten?
• Warum eröffnet die Bank kein Konto für die Operative GmbH, nachdem sie bereits problemlos eines für die Holdinggesellschaft eröffnet hat? (Teil 7 der Unternehmensgründung)
• Verzögerte Vergabe der USt-IdNr wegen möglicher umsatzsteuerlicher Organschaft?

Haftungsausschluss

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