Unterzeichnung der Gründungsurkunde beim Notar, nicht online, sondern vor Ort (Teil 2 der Unternehmensgründung)

Einführung

In diesem zweiten Artikel - falls du ihn noch nicht gelesen hast, beginne mit dem ersten Artikel - geht es weiter mit den Stationen auf dem Weg zu zwei Unternehmen in einer Holdingstruktur in Deutschland. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Unterzeichnung der Gründungsurkunde beim Notar und die Schritte zu ihrer Vorbereitung.

In den nächsten Beiträgen geht es um die Begriffe rund um die Geschäftsadresse und weitere Stationen, bis beide Unternehmen startklar sind.

Hi 👋

Hier ist Kai Mindermann, der CEO von NuInnovate - mit der Vision eine Welt zu schaffen in der Verbesserungen von Bedeutung sind. Ich möchte dir nur schnell sagen: Genieße deinen Tag!

Online-Termin beim Notar

Für ausgewählte Fälle, darunter auch die Gründung einer GmbH, gibt es ein offizielles Online-Verfahren der Bundesnotarkammer. Es wurde im August 2022 eingeführt und ermöglicht es, alle notwendigen Schritte online durchzuführen, ohne irgendwo hingehen zu müssen, z.B. zum Notar. Das klingt fantastisch. Seit der Einführung ist nun schon einige Zeit vergangen. Ich ging also davon aus, dass die anfänglichen Fehler in Software und Abläufen behoben sind und alles reibungslos läuft.

Also habe ich mich registriert. Das lief größtenteils reibungslos, wie erwartet, sowohl mit den Ausweisdokumenten als auch mit der App auf dem Handy.

Der nächste Schritt, nach der Authentifizierung, war die Auswahl eines bestimmten Notars. Dass ich mir einen Notar aussuchen musste (oder konnte), hatte ich nicht erwartet, aber das war in Ordnung. Ich habe also meine Ortsangaben eingetragen, um einen Notar in der Nähe zu finden. Für mich spielte das keine Rolle, ich mache ja alles online, aber für die Zuständigkeit der Notare ist es offenbar wichtig. Mir wurde eine Liste von Notaren angezeigt, und ich wählte einen aus, der einen guten Eindruck machte (nach einem kurzen Blick auf seine Website).

Außerdem habe ich einige grundlegende Informationen über die Holdinggesellschaft in das dafür vorgesehene Formular eingetragen.

Dann habe ich das Formular abgeschickt.

Kommunikation mit dem Notar

Ich habe einige Tage auf eine Antwort des Notars gewartet, aber es ist nichts passiert. Ich sah immer noch die folgende Statusanzeige:

Nach ein paar weiteren Tagen habe ich dem Notar direkt eine E-Mail geschrieben, auf die er, wenn ich mich recht erinnere, noch am selben Tag antwortete. In der Antwort hieß es, dass die Online-Plattform technisch noch nicht ganz ausgereift sei und es Probleme geben könne. Man empfahl mir, es lieber mit einem klassischen Termin zu versuchen.

Ich vertraute der Plattform trotzdem und fragte nach, warum es damit nicht klappen würde. Die Antwort kam wieder sehr schnell: Das Problem liege an einer bestimmten Stelle im Ablauf. Die abschließende Unterzeichnung der Dokumente durch den Notar funktioniere nicht richtig, sodass die Dokumente nicht gültig gewesen wären.

Um weitere Verzögerungen zu vermeiden, habe ich mich auf den klassischen Termin eingelassen.

Wenn es jemanden gibt, der das wirklich komplett online gemacht hat, würde mich seine Erfahrung interessieren.

Vorbereitung der Dokumente

Was braucht man, um eine GmbH zu gründen? Du benötigst eine Satzung/Gesellschaftsvertrag und eine Anmeldung zum Handelsregister, die beide notariell beurkundet werden müssen. Es gibt spezifische Anforderungen an den Gesellschaftsvertrag sowie eine ganze Liste von Informationen, die in der Anmeldung zum Handelsregister enthalten sein müssen. Der Notar hat für all dies Vorlagen, da er diese Verfahren regelmäßig durchführt. Natürlich musst du die Angaben zu deinem Unternehmen liefern, damit er die Lücken füllen kann.

Da ich das Musterprotokoll nutzen wollte, brauchte ich keine Beratung, und der Notar musste auch keinen eigenen Gesellschaftsvertrag aufsetzen. Das Musterprotokoll ist eine Vorlage, die der Gesetzgeber als Anhang zum GmbH-Gesetz (Musterprotokoll/Musterprotokoll mittels Videokommunikation) bereitgestellt hat. Diese Vorlage enthält Formulierungen für die minimal erforderlichen Informationen zur Gründung einer GmbH. Sie ist nicht nur ein (sehr einfacher) Gesellschaftsvertrag, sondern auch Gesellschafterliste und Beschluss über die Bestellung eines Geschäftsführers.

Konkret habe ich nur diese Angaben gebraucht:

• Gesellschafter: Vollständiger Name, Geburtstag, Postleitzahl Stadt (Die Straße wird nicht benötigt) / Firmenname im Fall einer juristischen Person
• Geschäftsführer: Vollständiger Name, Geburtstag, Postleitzahl Stadt (Die Straße wird nicht benötigt)
• Firma (Name der Gesellschaft): Firmenname GmbH
• Sitz: Stadt / Gemeinde (keine genaue Adresse nötig)
• Unternehmensgegenstand : ...
• Stammkapital: 25000 / FÜNFUNDZWANZIGTAUSEND
• "sofort in voller Höhe" (bzw. für die operative Gesellschaft habe ich hier "zu 50 Prozent sofort, im Übrigen sobald die Gesellschafterversammlung ihre Einforderung beschließt" ausgewählt)
• Geschäftsadresse: Straße Nummer, Postleitzahl Stadt (das hier wird für die Anmeldung zum Handelsregister benötigt)

Mit diesen Informationen erstellte der Notar das Musterprotokoll und die Anmeldung zum Handelsregister. Diese beiden Entwürfe wurden mir dann über eine sichere Online-Plattform als PDF-Dateien zur Verfügung gestellt. Das war das erste Mal, dass ich sah, wie die Anmeldung zum Handelsregister aussieht.

Parallel dazu bat mich der Notar, ihm die Liste der wirtschaftlich berechtigten Personen des Unternehmens zukommen zu lassen - in diesem Fall ist das ganz einfach, denn das bin nur ich.

Nachdem ich die zur Verfügung gestellten Entwürfe durchgesehen hatte und nur einen kleinen Änderungswunsch hatte, bot man mir sofort einen für mich passenden Termin an.

Pünktlich zum Notar kommen

Ich dachte, ich hätte genug Zeit eingeplant, um pünktlich zum Notar zu kommen. Das hatte ich auch, aber ich bin nicht der vorgeschlagenen Route meines Navis gefolgt, weil sie mir seltsam vorkam. Durch diese Entscheidung geriet ich in einen kleinen Stau.

Das Navi hatte absichtlich eine andere Route gewählt, auf der kein Stau war. Da ich nur langsam vorankam, sah ich die Minuten verstreichen und mein Zeitpolster immer mehr schrumpfen.

Nachdem ich aus dem Stau heraus war, lag die geschätzte Ankunftszeit nur noch wenige Minuten vor dem Termin, aber ich musste auch noch einen Parkplatz finden. Am Ende war es aber halb so wild: Ich fand einen guten Parkplatz und kam nur wenige Sekunden zu spät beim Notar an.

Unterzeichnung der Gründungsurkunde

Ich war schon einmal bei einem anderen Notar, aber nie für mich selbst, sondern nur für den örtlichen Schwimmverein. Außerdem war ich nie allein. Ich war wirklich nervös.

Die Rezeption überprüfte meine Identität anhand meines Personalausweises. Dann musste ich nur noch ein paar Minuten warten, bis der Notar mich aufforderte, ihm in sein Büro zu folgen. Dort setzten wir uns an den Konferenztisch und der Notar erklärte mir routiniert den weiteren Ablauf. Er las mir die Gründungsurkunde, die im Wesentlichen aus der Satzung und einigen Formulierungen besteht, laut vor und übergab sie mir zur Unterschrift. Dann machte er das Gleiche mit der Anmeldung zum Handelsregister. Das war's.

Er erwähnte, dass ich unbedingt die offizielle Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister abwarten sollte, bevor ich mit ihr Geschäfte mache. Außerdem sagte er, dass ich am nächsten Tag Scans der unterschriebenen Dokumente erhalten würde.

Scans der unterschriebenen Dokumente erhalten

Am nächsten Tag erhielt ich die Scans der unterzeichneten Dokumente, nun auch mit der Unterschrift des Notars.

Diese Dokumente und die neuen Informationen darauf, z. B. die Urkundennummer und das tatsächliche Datum der Unterschrift, kann ich nun verwenden, um das Bankkonto zu eröffnen und das Stammkapital auf das neue Geschäftskonto zu überweisen.

Ein paar Tage später erhielt ich auch die notariell beglaubigten Kopien der Dokumente per Post. Diese brauchte ich auch, denn ich musste die notariell beglaubigte Kopie der Gründungsurkunde per Post an die Bank schicken, damit diese das Bankkonto endgültig eröffnen konnte.

Nächste Schritte

Bisher habe ich Folgendes behandelt:

• Ich habe mir YouTube-Videos über die Gründung einer Holding in Deutschland angesehen und eine in weniger als 4 Monaten gegründet
• (Dieser Artikel) Den Schritt zum Notar wirklich gehen und die Gründungsurkunde unterzeichnen

Als Nächstes geht es um weitere Schritte, bei denen ich einiges erst nach längerem Einarbeiten richtig verstanden habe:

• Virtuelles Büro und Terminologie für Geschäftssitz und Adressen in den verschiedenen Formularen und Dokumenten
• Muss ich persönlich beim örtlichen Gewerbeamt anwesend sein, um die Gewerbeanmeldung vorzunehmen, obwohl das Formular online verfügbar ist?
• Erstellen einer korrekten Eröffnungsbilanz mit der Buchhaltungssoftware
• Muss die Holding wirklich nach jedem Quartal die Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA) einreichen, obwohl sie nichts anderes tut, als (jahrelang) auf die Gewinne der operativen Gesellschaft zu warten?
• Warum eröffnet die Bank kein Konto für die Operative GmbH, nachdem sie bereits problemlos eines für die Holdinggesellschaft eröffnet hat? (Teil 7 der Unternehmensgründung)
• Verzögerte Vergabe der USt-IdNr wegen möglicher umsatzsteuerlicher Organschaft?

Haftungsausschluss

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