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Virtuelles Büro und Terminologie für Geschäftssitz und Adressen (Teil 3 der Unternehmensgründung) ​

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Einführung ​

In diesem dritten Artikel - falls du ihn noch nicht gelesen hast, beginne mit dem ersten Artikel - geht es weiter mit den Stationen auf dem Weg zu zwei Unternehmen in einer Holdingstruktur in Deutschland. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Geschäftsadresse und die damit verbundene Terminologie.

In den nächsten Beiträgen geht es um die Anmeldung beim Gewerbeamt und weitere Stationen, bis beide Unternehmen startklar sind.

Hi 👋

Hier ist Kai Mindermann, der CEO von NuInnovate - mit der Vision eine Welt zu schaffen in der Verbesserungen von Bedeutung sind. Ich möchte dir nur schnell sagen: Genieße deinen Tag!

Überblick ​

Beide Unternehmen, das operative (NuInnovate) und die Holding, sollen keine physischen Büroräume oder Produktionsanlagen benötigen. Kunden und Partner sollen elektronisch statt per Post mit uns kommunizieren. Das Unternehmen selbst braucht also eigentlich keine Postadresse.

Trotzdem verlangen zahlreiche Gesetze, aber auch der gesunde Menschenverstand, eine Postanschrift. Außerdem verschicken manche Institutionen und Behörden Briefe und brauchen dafür eine echte Postadresse. Für die verschiedenen Adressen gelten zudem eigene Anforderungen. Für mich ist das in Ordnung, denn ich möchte, dass mein Unternehmen erreichbar ist.

Hätte ich ein Büro, gäbe es diesen Artikel nicht, aber ich habe keines. Meine Privatadresse wollte ich aus verschiedenen Gründen nicht für die Unternehmen verwenden. Also habe ich nach günstigen echten Büroräumen gesucht, aber auch nach virtuellen Adressen: Der Anbieter stellt eine reguläre Postanschrift bereit und scannt die eingehende Post ein oder leitet sie weiter.

Gibt es mehr als eine Art von Adresse? ​

Du brauchst eine Adresse für dein Unternehmen, ganz einfach, oder? Kann sein, aber man sollte wissen, dass es dafür verschiedene Begriffe gibt.

Das Wichtigste, zumindest für mich, war, dass die Adresse und der Sitz des Unternehmens zwei verschiedene Dinge sind.

Die Adresse legt fest, wohin Rechtstexte und andere Post zu senden sind. Der Sitz legt fest, welches Gericht für die Bearbeitung von Rechtsstreitigkeiten zuständig ist. Und diese müssen sich nicht im selben Bundesland befinden. Bei den meisten Unternehmen befinden sich der Sitz und die Geschäftsadresse in derselben Gemeinde, aber das ist nicht vorgeschrieben.

Die Adresse umfasst die Postleitzahl, den Straßennamen und die Hausnummer, so wie du sie auf einen Brief schreiben würdest. Der Sitz ist nur die Gemeinde, also keine konkrete Adresse.

Virtuelles Büro ​

Ich sagte ja, dass ich die Geschäftsadresse nicht zu sehr mit meiner Privatadresse vermischen möchte. Deshalb habe ich einen Dienst gesucht, der meinem Unternehmen eine Adresse stellt, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, und die Post entweder an meine Privatadresse weiterleitet oder mir nur gescannte Dokumente per E-Mail schickt. Ich könnte natürlich auch ein Büro mieten, aber das brauche ich derzeit und auf absehbare Zeit nicht.

In Deutschland gibt es viele solcher Dienste, vor allem in Großstädten. Beworben wird oft eine prestigeträchtige Adresse für dein Unternehmen. Ich war eher auf der Suche nach einer einfachen und günstigen Lösung.

Nachdem ich die teureren Anbieter mit repräsentativen Büros aussortiert hatte, blieben drei in der engeren Wahl:

Wichtig war, dass sie ausdrücklich darauf hinwiesen, dass die Adresse für das Handelsregister verwendet werden kann. Bei vielen Anbietern hieß das: ein höherer (und teurerer) Tarif.

Ich habe einmal geprüft, ob die Adresse wirklich existiert und welche anderen Firmen dort sitzen, und mich dann für EVE Office entschieden. Dort kann man sich schon vor der Gründung anmelden und die Adresse direkt nutzen, muss aber innerhalb einer bestimmten Frist die offiziellen Unterlagen, z. B. den Handelsregistereintrag, nachreichen.

Betriebsstätte ​

Jetzt kannst du die eingetragene Adresse überall angeben, wo eine Firmenadresse verlangt wird, oder? Nicht ganz.

Soweit ich es verstanden habe, kommt es in mindestens zwei Fällen auf den tatsächlichen Ort an, von dem aus du dein Geschäft betreibst. Das betrifft die (örtliche) Gewerbesteuer und die Pflichtmitgliedschaft bei der (örtlichen) Industrie- und Handelskammer (IHK). Beide sind ortsspezifisch und hängen laut Gesetz und Rechtsprechung von dem Ort ab, von dem aus die jeweilige Tätigkeit ausgeübt wird. Diese Orte werden als Betriebsstätten bezeichnet.

Besonders wichtig ist dabei, dass der Ort der Geschäftsleitung, oder noch konkreter, der Ort, an dem die Geschäftsleitung regelmäßig Entscheidungen trifft, nicht selten ein anderer ist als die übrigen Teile des Unternehmens! Beachte auch die sogenannte Betriebsaufspaltung (?): Das entscheidest nicht du, sondern die Steuerbehörde. Stellt sie fest, dass du in ihrem Gebiet tätig bist (d. h. eine Art Betriebsstätte hast), erwartet sie, dass du dort auch (einen Teil der Gesamt-)Steuern zahlst!

In einigen Artikeln (z. B. Welche Adressen müssen Sie dem Finanzamt zur Verfügung stellen) wird beschrieben, dass es auch möglich ist, die Adresse des virtuellen Büros dafür zu verwenden. Aber das ist nicht wirklich etabliert, und du solltest das unbedingt mit deinem Finanzamt klären.

Kommunikation mit der Industrie- und Handelskammer (IHK) in Stuttgart und Erfurt ​

Nachdem die Unternehmen beim Amtsgericht Stuttgart angemeldet worden waren, schrieb die IHK Stuttgart beide Unternehmen an und teilte mit, dass sie sich vorerst für zuständig hält (was in diesem Fall richtig war, da die Betriebsstätte in ihrem Bereich liegt).

Nach einiger Zeit teilte auch die IHK Erfurt beiden Unternehmen eine Mitgliedsnummer zu. Als ich antwortete, dass beide Unternehmen keine Betriebsstätte in Erfurt haben, nahm die IHK Erfurt das zur Kenntnis: Sie werden „von einer Beitragsbemessung vorerst absehen. Sollten wir Bemessungsgrundlagen für Betriebsstätten im Kammerbezirk Erfurt erhalten, behalten wir uns eine Nachveranlagung vor.“

Einige einschlägige Gesetze ​

Für Neugierige habe ich eine Liste der einschlägigen Gesetze erstellt, in denen Anforderungen an Adressen oder den Geschäftssitz genannt werden:

  • § 8 Abs. 4 Nr. 1 GmbHG
    • "In der Anmeldung sind ferner anzugeben: 1. eine inländische Geschäftsanschrift"
  • § 4a GmbHG
    • "Sitz der Gesellschaft ist der Ort im Inland, den der Gesellschaftsvertrag bestimmt."
  • § 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG
    • "Liste der Gesellschafter zum Handelsregister einzureichen, aus welcher Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort derselben"
  • § 5 Abs. 1 Nr. 1 Digitale-Dienste-Gesetz (DDG)
    • "Diensteanbieter haben für geschäftsmäßige, in der Regel gegen Entgelt angebotene digitale Dienste folgende Informationen, die leicht erkennbar und unmittelbar erreichbar sein müssen, ständig verfügbar zu halten: 1. den Namen und die Anschrift, unter der sie niedergelassen sind"
  • § 10 AO
    • "Geschäftsleitung ist der Mittelpunkt der geschäftlichen Oberleitung."
  • § 11 AO
    • "Den Sitz hat eine Körperschaft, Personenvereinigung oder Vermögensmasse an dem Ort, der durch Gesetz, Gesellschaftsvertrag, Satzung, Stiftungsgeschäft oder dergleichen bestimmt ist."
  • § 12 AO
    • "Als Betriebstätten sind insbesondere anzusehen: 1. die Stätte der Geschäftsleitung"
  • § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG
    • "Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers"
  • Art. 246a para1 EGBGB
    • "seine Identität, beispielsweise seinen Handelsnamen, sowie die Anschrift des Ortes, an dem er niedergelassen ist, [...] seine Telefonnummer, seine E-Mail-Adresse [...] die Geschäftsanschrift des Unternehmers"

Diese Liste ist nicht vollständig!

Welche Adressen und Sitze habe ich in welchem Formular oder Antrag angegeben? ​

Zusammengefasst und konkret, was ich gemacht habe:

Ich wollte es wie folgt haben:

  • die Geschäftsadresse in der Johannesstr. 19, 99084 Erfurt-Altstadt (Thüringen)
  • den Sitz in Stuttgart (Baden-Württemberg)
  • die derzeit einzige Betriebsstätte an meiner Privatadresse (was in Ordnung ist, da diese nicht in öffentlichen Registern eingetragen wird, sondern nur vom Finanzamt und ähnlichem genutzt wird)

Gesellschaftsvertrag / Musterprotokoll ​

Im Musterprotokoll habe ich Stuttgart als Sitz der Gesellschaft angegeben.

Für den Gesellschafter und den Geschäftsführer / CEO musst du auch Angaben machen. Dazu gehört nicht die Privatanschrift, sondern, ähnlich wie beim Sitz, der Wohnort (zusammen mit dem vollständigen Namen und dem Geburtsdatum). Siehe oben erwähnter § 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG "Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnsitz".

Dies spiegelt sich auch in den von der Bundesnotarkammer erwähnten Änderungen bei der Weitergabe von Privatadressen, Rundschreiben Nr. 3/2023 vom 25.05.2023 wider. Sie müssen dich natürlich identifizieren können und dafür sorgen, dass die Angaben in Registern wie dem Handelsregister eindeutig genug sind, um dich wiederzuerkennen. Das bedeutet jedoch nicht, dass deine Privatadresse dort eingetragen werden muss, sondern es reicht aus, den Wohnort (z. B. in der Gemeinde oder Stadt) anzugeben.

Geschäftsadresse für die Anmeldung zum Handelsregister ​

Bei der Anmeldung zum Handelsregister habe ich die Geschäftsadresse „Johannesstr. 19, 99084 Erfurt-Altstadt“ angegeben.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ​

Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung habe ich angegeben:

  • als Geschäftsadresse dieselbe wie oben
  • als abweichenden Ort der Geschäftsleitung meine Privatadresse
  • als Sitz Stuttgart
  • als einzige Betriebsstätte einen Eintrag für die Geschäftsführung mit meiner Privatanschrift

Für die Anmeldung der operativen Gesellschaft (NuInnovate) habe ich als Adresse des Gesellschafters (Holding) deren Geschäftsadresse angegeben.

Adresse für den rechtlichen Hinweis auf der Website ​

Für die Adresse, die im Impressum angegeben werden muss, verwende ich die Geschäftsadresse des Unternehmens, gebe aber auch den Sitz an (da dies ebenfalls erforderlich ist).

Adresse für die Verwendung auf Rechnungen ​

Auf Rechnungen verwende ich die Geschäftsadresse des Unternehmens.

Zusammenfassung der Begriffe ​

Begriff
Sitz
Satzungssitz
Verwaltungssitz
Ort der Geschäftsleitung
Geschäftsadresse
Betriebsstätte
Ladungsfähige Anschrift

Siehe auch dieser Artikel der IHK über die Rechtsprechung zum Geschäftssitz.

Nächste Schritte ​

Bisher habe ich Folgendes behandelt:

Als Nächstes geht es um weitere Schritte, bei denen ich einiges erst nach längerem Einarbeiten richtig verstanden habe:

Haftungsausschluss

Der Inhalt unserer Artikel dient nur zu Informationszwecken und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte lass dich von qualifizierten Fachleuten zu deiner spezifischen rechtlichen oder steuerlichen Situation beraten.