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Virtuelles Büro und Terminologie für Geschäftssitz und Adressen (Teil 3 der Unternehmensgründung) ​

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Einführung ​

In diesem dritten Artikel - falls du ihn noch nicht gelesen hast, beginne mit dem ersten Artikel - fahre ich fort, dir die Highlights der Gründung von zwei Unternehmen in einer Holdingstruktur in Deutschland zu erläutern. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Geschäftsadresse und die damit verbundene Terminologie.

In Folgebeiträgen werde ich mit der Anmeldung beim Gewerbeamt und weiteren Highlights fortfahren, bis schließlich beide Unternehmen bereit sind.

Hi 👋

Hier ist Kai Mindermann, der CEO von NuInnovate - mit der Vision eine Welt zu schaffen in der Verbesserungen von Bedeutung sind. Ich möchte dir nur schnell sagen: Genieße deinen Tag!

Überblick ​

Beide Unternehmen, das operative (NuInnovate) und die Holding, sollen keine physischen Büroräume oder Produktionsanlagen benötigen. Außerdem erwarte ich, dass die Kunden und Partner auf elektronischem Wege und nicht per Post kommunizieren. Daher besteht aus Sicht des Unternehmens keine Notwendigkeit, eine Postadresse zu haben.

Dennoch gibt es zahlreiche Gesetze und auch den gesunden Menschenverstand, die den Unternehmen eine Postanschrift vorschreiben. Natürlich verschicken einige Institutionen und Behörden physische Post, für die sie eine physische Postadresse benötigen. Und es gibt auch einige spezifische Anforderungen für die verschiedenen Adressen. Für mich ist das in Ordnung, denn ich möchte, dass mein Unternehmen erreichbar ist.

Ich würde diesen Artikel nicht schreiben, wenn ich einen physischen Büroraum dafür hätte, aber das habe ich nicht. Außerdem wollte ich aus verschiedenen Gründen nicht meine Privatadresse auch für die Unternehmen verwenden. Also habe ich mich nach günstigen physischen Büroräumen umgesehen, aber auch nach virtuellen Adressen, d. h. sie bieten eine reguläre Postanschrift an und scannen/leiten die eingehende Post weiter.

Gibt es mehr als eine Art von Adresse? ​

Du brauchst eine Adresse für dein Unternehmen, ganz einfach, oder? Das kann es sein, aber es ist wichtig zu verstehen, dass es dafür verschiedene Begriffe gibt.

Das Wichtigste, zumindest für mich, war, dass es einen Unterschied zwischen der Adresse des Unternehmens und des Sitzes gibt.

Die Adresse legt fest, wohin Rechtstexte und andere Post zu senden sind. Der Sitz legt fest, welches Gericht für die Bearbeitung von Rechtsstreitigkeiten zuständig ist. Und diese müssen sich nicht im selben Bundesland befinden. Bei den meisten Unternehmen befinden sich der Sitz und die Geschäftsadresse in derselben Gemeinde, aber das ist nicht vorgeschrieben.

Die Adresse umfasst die Postleitzahl, den Straßennamen und die Hausnummer, so wie du sie für eine physische Post verwenden würdest. Der Sitz ist nur die Gemeinde, also keine konkrete Adresse.

Virtuelles Büro ​

Ich sagte ja, dass ich die Geschäftsadresse nicht zu sehr mit meiner Privatadresse vermischen möchte. Deshalb war ich auf der Suche nach einem Dienst, der meinem Unternehmen eine Adresse zur Verfügung stellt, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, und die physische Post an meine Privatadresse weiterleitet oder mir nur E-Mails mit eingescannten Dokumenten schickt. Natürlich könnte ich auch einen physischen Büroraum mieten, aber derzeit und auf absehbare Zeit brauche ich keinen Büroraum.

In Deutschland gibt es viele solcher Dienste, vor allem in Großstädten. Ihr Marketing zielt oft darauf ab, Ihrem Unternehmen eine prestigeträchtige Adresse zu verschaffen. Ich war eher auf der Suche nach einer einfachen und günstigen Lösung.

Nachdem ich die teureren Anbieter mit repräsentativen Büros herausgefiltert hatte, kamen drei solcher Anbieter in die engere Wahl:

Wichtig war, dass sie ausdrücklich darauf hinwiesen, dass die Adresse für das Handelsregister verwendet werden kann. Für viele Anbieter bedeutete dies, dass eine höhere Stufe bzw. Preis ausgerufen wurde.

Nachdem ich einmal überprüft hatte, ob die Adresse tatsächlich existiert und welche anderen Unternehmen dort ansässig sind, habe ich mich für EVE Office entschieden. Dort kann man sich auch schon vor der Gründung anmelden, also direkt die Adresse nutzen, aber es gibt eine begrenzte Zeit, bis man die offiziellen Dokumente, z.B. den Handelsregistereintrag, nachreichen muss.

Betriebsstätte ​

Du denkst, dass du jetzt die eingetragene Adresse des Unternehmens für alles verwenden kannst, wo du die Adresse deines Unternehmens angeben musst, richtig? Nicht wirklich.

Meines Verständnis nach ist es in mindestens zwei Fällen sehr wichtig, den tatsächlichen Standort anzugeben, an dem du dein Geschäft betreibst. Diese sind wichtig für die (lokale) Gewerbesteuer und auch für die Pflichtmitgliedschaft bei der (lokalen) Industrie- und Handelskammer (IHK). Beide sind ortsspezifisch und hängen laut Gesetz und Rechtsprechung von dem Ort ab, von dem aus die jeweilige Tätigkeit ausgeübt wird. Diese Orte werden als Betriebsstätten bezeichnet.

Besonders wichtig ist dabei, dass der Ort der Geschäftsleitung, oder noch konkreter, der Ort, an dem die Geschäftsleitung regelmäßig Entscheidungen trifft, nicht selten ein anderer ist als die übrigen Teile des Unternehmens! Denken Sie auch daran, dass es eine so genannte Betriebsaufspaltung gibt, die nicht von dir, sondern von der Steuerbehörde kontrolliert wird, wenn diese feststellt, dass du in ihrem Gebiet tätig bist (d. h. eine Art Betriebsstätte hast), und sie erwartet, dass du dort auch (einen Teil der Gesamt-)Steuern zahlst!

In einigen Artikeln (z. B. Welche Adressen müssen Sie dem Finanzamt zur Verfügung stellen) wird beschrieben, dass es auch möglich ist, die Adresse des virtuellen Büros dafür zu verwenden. Aber das ist nicht wirklich etabliert, und du solltest das unbedingt mit deinem Finanzamt klären.

Kommunikation mit der Industrie- und Handelskammer (IHK) in Stuttgart und Erfurt ​

Nachdem die Unternehmen beim Amtsgericht Stuttgart angemeldet worden waren, schickte die IHK Stuttgart den Unternehmen ein Schreiben, in dem sie mitteilte, dass sie davon ausgeht, dass sie nun für diese Unternehmen zuständig ist (was in diesem Fall richtig war, da die Betriebsstätte in ihrem Bereich liegt).

Nach einiger Zeit teilte auch die IHK Erfurt beiden Unternehmen eine Mitgliedsnummer zu. Als ich erwiderte, dass die beiden Unternehmen keine Betriebsstätte in Erfurt haben, wurde dies von der IHK Erfurt bestätigt: Sie werden „von einer Beitragsbemessung vorerst absehen. Sollten wir Bemessungsgrundlagen für Betriebsstätten im Kammerbezirk Erfurt erhalten, behalten wir uns eine Nachveranlagung vor.“

Einige einschlägige Gesetze ​

Für Neugierige habe ich eine Liste der einschlägigen Gesetze erstellt, in denen Anforderungen an Adressen oder den Geschäftssitz genannt werden:

  • § 8 Abs. 4 Nr. 1 GmbHG
    • "In der Anmeldung sind ferner anzugeben: 1. eine inländische Geschäftsanschrift"
  • § 4a GmbHG
    • "Sitz der Gesellschaft ist der Ort im Inland, den der Gesellschaftsvertrag bestimmt."
  • § 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG
    • "Liste der Gesellschafter zum Handelsregister einzureichen, aus welcher Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort derselben"
  • § 5 Abs. 1 Nr. 1 Digitale-Dienste-Gesetz (DDG)
    • "Diensteanbieter haben für geschäftsmäßige, in der Regel gegen Entgelt angebotene digitale Dienste folgende Informationen, die leicht erkennbar und unmittelbar erreichbar sein müssen, ständig verfügbar zu halten: 1. den Namen und die Anschrift, unter der sie niedergelassen sind"
  • § 10 AO
    • "Geschäftsleitung ist der Mittelpunkt der geschäftlichen Oberleitung."
  • § 11 AO
    • "Den Sitz hat eine Körperschaft, Personenvereinigung oder Vermögensmasse an dem Ort, der durch Gesetz, Gesellschaftsvertrag, Satzung, Stiftungsgeschäft oder dergleichen bestimmt ist."
  • § 12 AO
    • "Als Betriebstätten sind insbesondere anzusehen: 1. die Stätte der Geschäftsleitung"
  • § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG
    • "Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers"
  • Art. 246a para1 EGBGB
    • "seine Identität, beispielsweise seinen Handelsnamen, sowie die Anschrift des Ortes, an dem er niedergelassen ist, [...] seine Telefonnummer, seine E-Mail-Adresse [...] die Geschäftsanschrift des Unternehmers"

Diese Liste ist nicht vollständig!

Welche Adressen und Sitze habe ich in welchem Formular oder Antrag angegeben? ​

Ich fasse ein wenig zusammen und mache es konkret für das, was ich getan habe.

Ich wollte es wie folgt haben:

  • die Geschäftsadresse in der Johannesstr. 19, 99084 Erfurt-Altstadt (Thüringen)
  • den Sitz in Stuttgart (Baden-Württemberg)
  • die derzeit einzige Betriebsstätte an meiner Privatadresse (was in Ordnung ist, da diese nicht in öffentlichen Registern eingetragen wird, sondern nur vom Finanzamt und ähnlichem genutzt wird)

Gesellschaftsvertrag / Musterprotokoll ​

Im Musterprotokoll habe ich Stuttgart als Sitz der Gesellschaft angegeben.

Für den Gesellschafter und den Geschäftsführer / CEO musst du auch Angaben machen. Dazu gehört nicht die Privatanschrift, sondern, ähnlich wie beim Sitz, der Wohnort (zusammen mit dem vollständigen Namen und dem Geburtsdatum). Siehe oben erwähnter § 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG "Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnsitz".

Dies spiegelt sich auch in den von der Bundesnotarkammer erwähnten Änderungen bei der Weitergabe von Privatadressen, Rundschreiben Nr. 3/2023 vom 25.05.2023 wider. Sie müssen dich natürlich identifizieren und sicherstellen, dass die Informationen, die für Register wie das Handelsregister bereitgestellt werden, eindeutig sind, um dich wieder zu identifizieren. Das bedeutet jedoch nicht, dass deine Privatadresse dort eingetragen werden muss, sondern es reicht aus, den Wohnort (z. B. in der Gemeinde oder Stadt) anzugeben.

Geschäftsadresse für die Anmeldung zum Handelsregister ​

Bei der Anmeldung zum Handelsregister habe ich die Geschäftsadresse „Johannesstr. 19, 99084 Erfurt-Altstadt“.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ​

Für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung habe ich

  • als Geschäftsadresse dieselbe wie oben
  • für den abweichenden Ort der Geschäftsleitung habe ich meine Privatadresse angegeben
  • als Sitz habe ich Stuttgart angegeben
  • als einzige Betriebsstätte habe ich einen Eintrag für die Geschäftsführung mit meiner Privatanschrift angegeben

Für die Anmeldung der operativen Gesellschaft (NuInnovate) habe ich als Adresse des Gesellschafters (Holding) deren Geschäftsadresse angegeben.

Adresse für den rechtlichen Hinweis auf der Website ​

Für die Adresse, die im Impressum angegeben werden muss, verwende ich die Geschäftsadresse des Unternehmens, gebe aber auch den Sitz an (da dies ebenfalls erforderlich ist).

Adresse für die Verwendung auf Rechnungen ​

Auf Rechnungen verwende ich die Geschäftsadresse des Unternehmens.

Zusammenfassung der Begriffe ​

Name
Sitz
Satzungssitz
Verwaltungssitz
Ort der Geschäftsleitung
Geschäftsadresse
Betriebsstätte
Ladungsfähige Anschrift

Siehe auch dieser Artikel der IHK über die Rechtsprechung zum Geschäftssitz.

Nächste Schritte ​

Bis jetzt habe ich bereits einige Aspekte behandelt, die ich entdeckt, gelernt und erlebt habe:

In den nächsten Beiträgen werde ich die weiteren Schritte beleuchten, von denen ich einige nicht so schnell in der - für mich - notwendigen Ausführlichkeit verstanden habe:

Haftungsausschluss

Der Inhalt unserer Artikel dient nur zu Informationszwecken und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte lass dich von qualifizierten Fachleuten zu deiner spezifischen rechtlichen oder steuerlichen Situation beraten.