Erstellen einer korrekten Eröffnungsbilanz mit der Buchhaltungssoftware (Teil 5 der Unternehmensgründung)
Einführung
In diesem fünften Artikel - wenn du ihn noch nicht gelesen hast, beginne mit dem ersten Artikel - geht es weiter mit den Stationen auf dem Weg zu zwei Unternehmen in einer Holdingstruktur in Deutschland. Diesmal geht es um die Erstellung einer Eröffnungsbilanz aus der Buchhaltungssoftware.
In den nächsten Beiträgen geht es um die Buchhaltung der ersten Rechnungen und weitere Stationen, bis beide Unternehmen startklar sind.
Hi 👋
Hier ist Kai Mindermann, der CEO von NuInnovate - mit der Vision eine Welt zu schaffen in der Verbesserungen von Bedeutung sind. Ich möchte dir nur schnell sagen: Genieße deinen Tag!
Überblick
Jede Kapitalgesellschaft muss doppelte Buchführung betreiben sowie eine Bilanz und einen Jahresabschluss erstellen.
Eine Bilanz gilt immer für einen Stichtag und einen bestimmten Zeitraum. Zur Kontrolle vergleicht man sie normalerweise mit der vorherigen Bilanz. Die erste Bilanz ist jedoch etwas Besonderes, da es keine vorherige Bilanz gibt, mit der man sie vergleichen könnte!
Sobald du dem Finanzamt den ausgefüllten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung geschickt und es so über die Gründung informiert hast, fordert es weitere Unterlagen an (falls du sie nicht schon mitgeschickt hast). Dazu gehört die Eröffnungsbilanz.
Viele Artikel zeigen, wie man sie für eine GmbH von Hand erstellt, denn sie enthält wirklich nicht viele Einträge. Nur wenige beschreiben aber, wie das mit einer Buchhaltungssoftware geht. Die meisten Artikel behandeln nur die Erstellung der Eröffnungsbilanz für ein neues Jahr oder der Schlussbilanz. Viele beschreiben auch nicht, wie du sie elektronisch über Elster an dein Finanzamt übermittelst!
Grundlagen der Eröffnungsbilanz
Wie sieht eine Eröffnungsbilanz aus? Hier zwei Beispiele.
Das erste gilt für eine normale GmbH, bei der das gesamte gezeichnete Kapital eingefordert ist, wie bei meiner Holding GmbH.
Das zweite gilt für eine GmbH, bei der nur die Hälfte des gezeichneten Kapitals eingefordert ist, wie bei der operativen GmbH.
Dazu gibt es die nötigen Buchungen nach dem Standardkontenrahmen (SKR) 04.
Eröffnungsbilanz der Holding GmbH (25.000€ vollständig eingefordert)
| Aktiva | Passiva | ||
|---|---|---|---|
| B. Umlaufvermögen | €25,000.00 | A. Eigenkapital | €25,000.00 |
| II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände | €25,000.00 | I. Gezeichnetes Kapital / Kapitalkonto / Kapitalanteile | €25,000.00 |
| eingeforderte noch ausstehende Kapitaleinlagen | €25,000.00 | gezeichnetes Kapital (Kapitalgesellschaften) | €25,000.00 |
| Bilanzsumme, Summe Aktiva | €25,000.00 | Bilanzsumme, Summe Passiva | €25,000.00 |
Mehr zur Gliederung der Bilanz ist im § 266 HGB nachzulesen.
Angenommen, dein Gründungsdatum ist der 2024-01-14, dann musst du die folgenden Buchungen auf der Grundlage von SKR 04 erstellen:
- 2024-01-14 Eröffnungsbilanz (EB) Gezeichnetes Kapital 25000 € (Soll)9000:(Haben)2900
- 9000: Saldovortrag, Sachkonten
- 2900: Gezeichnetes Kapital
- 2024-01-14 EB Ausstehendes gezeichnetes Kapital 25000 € (Soll)1298:(Haben)9000
- 1298: Ausstehende Einlagen auf das gezeichnete Kapital, eingefordert
- 9000: Saldovortrag, Sachkonten
Beachte: Die tatsächliche Einzahlung des Stammkapitals ist hier nicht enthalten. Diese Buchung kommt später.
Wichtig: Buche über das Konto 9000, denn die Software nutzt es für Eröffnungsbilanzen. Buchst du auf ein anderes Konto, taucht die Buchung nicht in der Eröffnungsbilanz auf, sondern nur in einer normalen Bilanz (z. B. der Schlussbilanz)! Es hat etwas gedauert, bis ich dieses Verhalten der Software durchschaut hatte, vor allem weil andere Artikel dieses spezielle Konto nicht verwendet haben!
Eröffnungsbilanz für die Operative GmbH (12.500€ eingefordert, 12.500€ nicht eingefordert)
| Aktiva | Passiva | ||
|---|---|---|---|
| B. Umlaufvermögen | €12,500.00 | A. Eigenkapital | €12,500.00 |
| II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände | €12,500.00 | I. Gezeichnetes Kapital / Kapitalkonto / Kapitalanteile | €12,500.00 |
| eingeforderte noch ausstehende Kapitaleinlagen | €12,500.00 | gezeichnetes Kapital (Kapitalgesellschaften) | €25,000.00 |
| nicht eingeforderte ausstehende Einlagen (offen passivisch abgesetzt) | -€12,500.00 | ||
| Bilanzsumme, Summe Aktiva | €12,500.00 | Bilanzsumme, Summe Passiva | €12,500.00 |
Mehr zur Gliederung der Bilanz ist im § 266 HGB nachzulesen.
Unter der Annahme, dass dein Gründungsdatum der 2024-03-14 ist, musst du die folgenden Buchungen, basierend auf SKR 04, erstellen:
- 2024-03-14 Eröffnungsbilanz (EB) Gezeichnetes Kapital 25000 € (Soll)9000:(Haben)2900
- 9000: Saldovortrag, Sachkonten
- 2900: Gezeichnetes Kapital
- 2024-03-14 EB Ausstehendes gezeichnetes Kapital, eingefordert: 12500 € (Soll)1298:(Haben)9000
- 1298: Ausstehende Einlagen auf das gezeichnete Kapital, eingefordert
- 9000: Saldovortrag, Sachkonten
- 2024-03-14 EB Ausstehendes gezeichnetes Kapital nicht eingefordert: 12500 € (Soll)2910:(Haben)9000
- 2910: Ausstehende Einlagen auf das gezeichnete Kapital, nicht eingefordert
- 9000: Saldovortrag, Sachkonten
Im folgenden Screenshot siehst du alle drei Buchungen, wie sie in Lexware Buchhaltung 2024 dargestellt sind: 
Beachte: Die tatsächliche Einzahlung des Stammkapitals ist hier nicht enthalten. Diese Buchung kommt später.
Wichtig: Buche über das Konto 9000, denn die Software nutzt es für Eröffnungsbilanzen. Buchst du auf ein anderes Konto, taucht die Buchung nicht in der Eröffnungsbilanz auf, sondern nur in einer normalen Bilanz (z. B. der Schlussbilanz)! Es hat etwas gedauert, bis ich dieses Verhalten der Software durchschaut hatte, vor allem weil andere Artikel dieses spezielle Konto nicht verwendet haben!
Einreichung der elektronischen Bilanz (E-Bilanz) über Elster
Je nach Software bzw. Tool für deine Buchhaltung gibt es vielleicht ein Modul, das direkt mit Elster kommuniziert.
Ich habe mit der Desktop-Software Lexware Buchhaltung angefangen, deshalb zeige ich dir einige Screenshots zur Erstellung der Eröffnungsbilanz und zu meinen Einstellungen:
Stelle sicher, dass alle erforderlichen Buchungen aus dem Stapel übernommen werden:
Navigiere im Menü zu E-Bilanz Zentrale:
Passe die Firmenstammdaten nach Bedarf an:
Natürlich musst du die Bilanzart auf Eröffnungsbilanz einstellen. Achte besonders auf das Feld Beginn des Wirtschaftsjahres, damit kannst du den Bilanzstichtag auf das entsprechende Datum ändern, in unserem Beispielfall für die operative GmbH auf den 2024-03-14.
Vergewissere dich, dass alle Konten, auf die du gebucht hast, eine Zuordnung zur Taxonomie haben:
Prüfe die Eröffnungsbilanz, wie sie von Lexware Buchhaltung E-Bilanz Zentrale angezeigt wird:
Nachdem du im 5. Schritt des Dialogs alles überprüft hast (z.B. dass die Prüfsumme Gesamtsaldo Null ist), kannst du dein persönliches Elster-Zertifikat verwenden, um die Eröffnungsbilanz des Unternehmens zu versenden. Es ist unerheblich, wer sie versendet, nur dass sie versendet wird.
Wenn du noch keine Steueridentifikationsnummer erhalten hast, weil das Finanzamt möglicherweise auf die Übermittlung der Eröffnungsbilanz wartet, kannst du diese leer lassen. Achte aber darauf, dass du die richtige Nummer des zuständigen Finanzamts angibst.
Weitere Einblicke in die ersten Buchungen
Es gibt einen Unterschied zwischen der Stapelbuchhaltung und der Dialogbuchhaltung. Bei der Stapelbuchhaltung wird nicht direkt auf die Konten gebucht und auch nicht direkt in das Hauptbuch oder das Journal geschrieben. Wenn deine Software diese Unterscheidung zulässt, solltest du dies bei der Betrachtung von Berichten berücksichtigen, denn es kann sein, dass diese nicht alles zeigen, was du erwartest. Es kann sogar sein, dass überhaupt nichts angezeigt wird... Lange verwirrt hat mich das nicht, aber ich musste immer erst prüfen, was gerade ausgewählt ist, damit die Buchungen angezeigt werden!
Wie bucht man die noch nicht angefallenen, aber vereinbarten maximalen Gründungskosten (siehe Musterprotokoll/Musterprotokoll mittels Videokommunikation, das die Übernahme von maximal 300 € bzw. 600 € der Gründungskosten regelt)? Sie sind eine ungewisse Verbindlichkeit und können auf Sonstige Rückstellungen (3070, SKR 04) gebucht werden. Auf der Aktivseite könntest du sie unter Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (1900, SKR 04) verbuchen. Ich habe dies jedoch nicht getan.
Ich empfehle dir zur Vorbereitung der weiteren Buchführung einen Blick in den Standardkontenrahmen SKR 04 der DATEV, er steht zum freien Download zur Verfügung.
Es kann sein, dass das Finanzamt noch einmal nach der Eröffnungsbilanz fragt, obwohl du diese über Elster geschickt hast. Bei mir war es in Ordnung, als ich sagte, dass ich sie bereits über Elster eingereicht habe.
Nächste Schritte
Bisher habe ich Folgendes behandelt:
- Ich habe mir YouTube-Videos über die Gründung einer Holding in Deutschland angesehen und eine in weniger als 4 Monaten gegründet
- Den Schritt zum Notar wirklich gehen und die Gründungsurkunde unterzeichnen
- Virtuelles Büro und Terminologie für Geschäftssitz und Adressen in den verschiedenen Formularen und Dokumenten
- Muss ich persönlich beim örtlichen Gewerbeamt anwesend sein, um die Gewerbeanmeldung vorzunehmen, obwohl das Formular online verfügbar ist?
- (Dieser Artikel) Erstellen einer korrekten Eröffnungsbilanz mit der Buchhaltungssoftware.
Als Nächstes geht es um weitere Schritte, bei denen ich einiges erst nach längerem Einarbeiten richtig verstanden habe:
- Muss die Holding wirklich nach jedem Quartal die Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA) einreichen, obwohl sie nichts anderes tut, als (jahrelang) auf die Gewinne der operativen Gesellschaft zu warten?
- Warum eröffnet die Bank kein Konto für die Operative GmbH, nachdem sie bereits problemlos eines für die Holdinggesellschaft eröffnet hat? (Teil 7 der Unternehmensgründung)
- Verzögerte Vergabe der USt-IdNr wegen möglicher umsatzsteuerlicher Organschaft?
Haftungsausschluss
Der Inhalt unserer Artikel dient nur zu Informationszwecken und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte lass dich von qualifizierten Fachleuten zu deiner spezifischen rechtlichen oder steuerlichen Situation beraten.