Automatisierungs-Check: Lohnt es sich, deine Aufgabe zu automatisieren?

Nicht jede Aufgabe, die Zeit kostet, sollte man automatisieren. Manchmal muss der Ablauf erst geklärt werden, manchmal lohnt es sich gar nicht. Die neun Fragen geben dir eine erste Richtung.

Denk an eine bestimmte Aufgabe, die dich oder dein Team regelmäßig Zeit kostet. Beantworte die Fragen für genau diese Aufgabe.

1. Wie oft wird die Aufgabe auf die gleiche Weise erledigt?

Selten oder jedes Mal anders Jede Woche Täglich

2. Wie viel Zeit kostet sie pro Woche, alle Beteiligten zusammen?

Unter 2 Stunden 2 bis 10 Stunden Mehr als 10 Stunden

3. Überträgt dabei jemand Daten von Hand von einem Programm ins andere?

Nein Manchmal Ja, ständig

4. Könnte jemand Neues die Aufgabe nach einer schriftlichen Anleitung erledigen?

Nein, das Wissen steckt in den Köpfen Teilweise Ja

5. Wie werden dabei Entscheidungen getroffen?

Meist nach Erfahrung und Bauchgefühl Mal so, mal so Nach festen Regeln

6. In welcher Form kommen die Daten an?

Als E-Mail, PDF oder auf Papier In Excel-Listen Schon in einem Programm oder einer Datenbank

7. Wie kommen die Daten in die beteiligten Programme hinein und wieder heraus?

Nur von Hand, oder ich weiß es nicht Per Export und Import als Datei, etwa Excel Über eine Schnittstelle zwischen den Programmen

8. Weißt du, wie lange die Aufgabe pro Woche dauert?

Keine Ahnung Grob geschätzt Ja, gemessen

9. Was passiert, wenn dabei ein Fehler durchrutscht?

Es wird teuer oder rechtlich heikel Es ist ärgerlich Nicht viel

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Bitte beantworte alle Fragen.

Deine Antworten bleiben in deinem Browser und werden nicht gespeichert oder verschickt, außer du kopierst die Frage und gibst sie selbst weiter. Der Check ersetzt keine Analyse, er gibt dir eine erste Richtung.

Nach dem Auswerten kannst du deine Antworten als fertige Frage kopieren und in einen Assistenten mit künstlicher Intelligenz (KI) wie ChatGPT, Claude oder Copilot einfügen. Ergänze oben in ein, zwei Sätzen, um welche Aufgabe es geht. Der Assistent schlägt dir dann vor, welche Schritte sich automatisieren lassen und womit du anfangen kannst. Was du dort einfügst, geht an den Anbieter des Assistenten, also lass Namen und Kundendaten weg.

Wie ich an Abläufe, Automatisierung und KI herangehe, steht auf der Beratungsseite.