Kostenrechner: Was kostet dich das Problem?
Ein Ablauf, der zu lange dauert, kostet jede Woche Geld, auch wenn er in keiner Buchhaltung als eigener Posten auftaucht. Gib deine Zahlen ein und sieh, was er dich im Jahr kostet und wann sich eine Lösung amortisiert.
Schieb die Regler oder gib deine eigenen Zahlen ein. Voreingestellt ist ein Beispiel: Drei Leute stellen Angebote von Hand aus mehreren Excel-Listen zusammen.
Annahmen anpassen (42 Arbeitswochen, 80 % Zeitersparnis, 50 € laufende Kosten im Monat)
Diese Lösung würde ich dir empfehlen. Selbst wenn es schlechter läuft, amortisiert sie sich innerhalb von 12 Monaten.
Nach 3,5 Monaten hat sich die Lösung amortisiert. Ab dann kostet dich jeder Monat ohne Lösung rund 1.182 €.
Als Tabelle anzeigen
| Monat | Alles bleibt, wie es ist | Mit Lösung | Falls es schlechter läuft (halbe Ersparnis, anderthalbfacher Aufwand) |
|---|---|---|---|
| 0 | 0 € | 4.188 € | 6.282 € |
| 6 | 9.240 € | 6.336 € | 12.126 € |
| 12 | 18.480 € | 8.484 € | 17.970 € |
| 18 | 27.720 € | 10.632 € | 23.814 € |
| 24 | 36.960 € | 12.780 € | 29.658 € |
Eine Schätzung, kein Angebot. Gerechnet mit 1.396 € pro Tag. Deine Eingaben bleiben in deinem Browser. Sie verlassen ihn nur, wenn du die Frage kopierst und selbst weitergibst.
So füllst du den Rechner aus
Stunden pro Woche: Zähl die Zeit aller Beteiligten zusammen. Wenn drei Leute je zwei Stunden pro Woche an Angeboten sitzen, sind das 6 Stunden. Weißt du es nicht genau, schätz erst einmal. Genauer wird es, wenn ihr zwei Wochen lang mitschreibt, wie lange die Aufgabe wirklich dauert.
Interner Stundensatz: Gemeint ist nicht der Bruttolohn, sondern was eine Arbeitsstunde das Unternehmen kostet. Dazu gehören die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Urlaub, Arbeitsplatz und Verwaltung. Als grobe Faustregel kannst du den Bruttostundenlohn mal 1,5 bis 2 nehmen.
Aufwand in Tagen: So lange brauche ich für Analyse und Umsetzung. Ein einfacher Import oder eine Vorlage ist oft in wenigen Tagen erledigt. Eine Schnittstelle zwischen mehreren Programmen dauert länger. Wenn du unsicher bist, lass den Wert stehen. Wie viel Aufwand es bei dir wirklich ist, klären wir im Erstgespräch.
Annahmen anpassen: Gerechnet wird mit 42 Arbeitswochen im Jahr, also 52 Wochen abzüglich Urlaub, Feiertagen und Krankheit. Die Zeitersparnis ist auf 80 % eingestellt. Ein Rest bleibt fast immer, etwa für Kontrollen und Sonderfälle. Diesen Rest auch noch zu automatisieren kostet meist mehr, als es einbringt.
Dort trägst du auch ein, was die Lösung jeden Monat kostet, etwa für Lizenzen, Hosting und Wartung. Voreingestellt sind 50 €. Wenn du weißt, was Fehler im Ablauf kosten, zum Beispiel ein Angebot mit falschem Preis oder Nacharbeit, trag ein, wie viel davon die Lösung pro Monat vermeidet.
So liest du das Ergebnis
Die orange Linie zeigt, was der Ablauf über die Zeit kostet, wenn alles so bleibt. Die blaue Linie beginnt bei den einmaligen Kosten der Lösung und steigt danach flacher, weil nur noch der Restaufwand und die laufenden Kosten anfallen.
Wo sich die beiden Linien kreuzen, hat sich die Lösung amortisiert. Die blaue Fläche davor ist Geld, das du investiert und noch nicht wieder hereingeholt hast. Die orange Fläche danach sind die Kosten des Wartens. Sie wächst mit jedem Monat, in dem sich nichts ändert.
Schätzungen fallen meist zu gut aus. Die gestrichelte blaue Linie zeigt deshalb, wie es aussieht, wenn die Lösung nur halb so viel spart und anderthalbmal so viel Aufwand macht. Wann sie sich dann amortisiert, steht auch direkt unter „Amortisiert nach“.
Danach richtet sich meine Empfehlung: Eine Lösung empfehle ich nur, wenn sie sich auch dann innerhalb von 12 Monaten amortisiert. Alles darüber ist mir zu unsicher. In einem Jahr ändert sich im Unternehmen und im Markt meist viel, und es kommen Dinge dazwischen, die wichtiger sind. Dann ist oft eine kleinere Lösung besser, oder du klärst zuerst den Ablauf, ganz ohne Software.
Rechnung hinterfragen
Mit „Als Frage für ChatGPT, Claude oder Copilot kopieren“ bekommst du deine Rechnung als fertige Frage für einen Assistenten mit künstlicher Intelligenz (KI). Ergänze oben in ein, zwei Sätzen, um welche Aufgabe es geht. Der Assistent prüft dann deine Annahmen, schlägt kleinere Lösungen vor, nennt Risiken und fasst die Entscheidung kurz zusammen. Was du dort einfügst, geht an den Anbieter des Assistenten, also lass Namen und Kundendaten weg.
Was der Rechner nicht zeigt
Der Rechner zählt Arbeitszeit, laufende Kosten und die Fehlerkosten, die du einträgst. Manches, was ein schlechter Ablauf kostet, lässt sich kaum beziffern:
- Kunden, die zu lange auf eine Antwort warten
- Wissen, das an einer Person hängt, die dann krank oder im Urlaub ist
- Frust im Team, bis hin zu Kündigungen
Diese Kosten sind oft höher als die Stunden. Rechne also lieber vorsichtig und behalte sie im Hinterkopf.
Was sich durchzurechnen lohnt
- Angebote oder Rechnungen aus mehreren Listen zusammenstellen
- Daten aus E-Mails oder PDFs abtippen
- Berichte jede Woche oder jeden Monat von Hand erstellen
- Bestellungen, Termine oder Kundendaten von einem Programm ins andere übertragen
Du weißt nicht, ob sich die Aufgabe überhaupt automatisieren lässt? Dabei hilft der Automatisierungs-Check. Wie ich arbeite und was es kostet, steht auf der Beratungsseite.
Wenn die Rechnung bei dir aufgeht, schreib mir. Das Erstgespräch ist kostenlos, und ich sage dir ehrlich, ob ich helfen kann.